Van sollicitaties beoordelen tot taken verdelen: AI verandert het werk én de verhouding tussen werkgever en werknemer. De vraag is niet alleen wat AI kan, maar vooral wie de regie houdt en verantwoordelijk is voor de uitkomst.
AI neemt werk uit handen, maar de uitkomsten blijven controle en inhoudelijke kennis van uw medewerkers vragen. Maak daarom vooraf duidelijke afspraken en zorg voor training. Zonder heldere instructies is het ook lastiger om medewerkers achteraf op onverantwoord AI-gebruik aan te spreken.
Wanneer AI de aansturing of het gezag overneemt
AI kan meer doen dan taken verdelen. Systemen kunnen ook bepalen hoe iemand werkt, welke route iemand volgt en hoe prestaties worden beoordeeld of beloond. GPS en algoritmen kunnen zo feitelijk de aansturing overnemen, ook zonder rechtstreekse instructies van een leidinggevende.
Dit is ook relevant bij zelfstandigen. Voor de beoordeling van een arbeidsrelatie telt de praktijk, niet alleen het contract. Hoe sterker AI-technologie de uitvoering, beloning en beoordeling bepaalt, hoe relevanter dit kan zijn voor de vraag of sprake is van werkgeversgezag.
Vergeet de ondernemingsraad niet
Bij de invoering van AI kan de ondernemingsraad instemmingsrecht hebben. Denk aan toepassingen voor werving en selectie, beoordeling of promotie, maar ook aan systemen die werknemersgegevens verwerken of aanwezigheid, gedrag en prestaties volgen. Zelfs een roosteringssysteem kan een controlefunctie hebben.
Breng vóór de invoering in kaart wat het systeem doet, welke personeelsregelingen veranderen en welke gegevens worden verwerkt. Betrek de OR tijdig: achteraf informeren vervangt voorafgaande instemming niet. Ontbreekt vereiste instemming, dan kan dat gevolgen hebben voor de invoering.
Een AI-score is nog geen personeelsbesluit
De Europese AI Act stelt regels aan de ontwikkeling en het gebruik van AI-systemen. Daarbij geldt: hoe groter het risico van een toepassing voor de veiligheid of de grondrechten van personen, hoe strenger de eisen. Verschillende HR-toepassingen kunnen als hoog-risicosysteem worden aangemerkt. Denk aan systemen die kandidaten selecteren of rangschikken, werknemers beoordelen, beslissingen over promotie of arbeidsvoorwaarden ondersteunen, taken verdelen of een rol spelen bij beëindiging van het dienstverband.
De kwalificatie als hoog-risicosysteem brengt mee dat het gebruik zorgvuldig moet worden georganiseerd. De werkgever moet weten waarvoor het systeem is bedoeld, de gebruiksinstructies volgen, zorgen voor relevante en voldoende representatieve gegevens en het functioneren van het systeem bewaken. Uitkomsten, afwijkingen en incidenten moeten worden vastgelegd, zodat achteraf kan worden nagegaan hoe een beslissing tot stand is gekomen. Het toezicht moet berusten bij bevoegde en voldoende getrainde personen die de beperkingen van het systeem begrijpen, fouten of vertekening herkennen en zo nodig kunnen ingrijpen of het gebruik kunnen stopzetten. Gebruik het systeem daarom niet voor een ander doel dan waarvoor het is ontwikkeld en beoordeeld. Een AI-score of ranglijst is bovendien nog geen zorgvuldig personeelsbesluit. Een deskundige medewerker moet beoordelen of de uitkomst logisch, juist en passend is in de concrete situatie en ook omstandigheden meewegen die het systeem mogelijk niet kent, zoals afwijkende werkafspraken of een bijzondere verklaring voor bepaalde prestaties. De medewerker of kandidaat moet kunnen begrijpen waarop het voorgenomen besluit berust, onjuistheden kunnen aanwijzen en zijn of haar zienswijze kunnen geven. De menselijke beoordelaar moet werkelijk van de AI-uitkomst kunnen afwijken; menselijke tussenkomst mag geen formaliteit of automatische bevestiging van het systeemadvies zijn.
Bescherm de privacy van medewerkers
Niet iedere vorm van controle met AI is toegestaan. Bepaal welk bedrijfsbelang u beschermt, of controle noodzakelijk en evenredig is en of een minder ingrijpend alternatief bestaat. Informeer medewerkers vooraf en leg het doel, de werkwijze en de grenzen vast in een duidelijk protocol.
Houd u ook zelf aan dat protocol. Rechtmatig verzamelde gegevens zijn niet automatisch bruikbaar als bewijs: een ernstige schending van het eigen protocol kan gevolgen hebben voor die bruikbaarheid.
Efficiënter werken is niet automatisch minder werk
Als AI taken overneemt, verdwijnt niet vanzelf de betreffende functie van een medewerker. Werk kan verschuiven naar controle, beoordeling en kwaliteit. Bij een reorganisatie vanwege AI moet u concreet maken welke werkzaamheden structureel verdwijnen en waarom daardoor minder personeelscapaciteit nodig is. Alleen wijzen op efficiëntiewinst is niet voldoende.
Ook blijven de gebruikelijke ontslagregels gelden, waaronder het afspiegelingsbeginsel en de verplichting om herplaatsingsmogelijkheden te onderzoeken.
Maak duidelijke afspraken over AI-gebruik
Medewerkers gebruiken ook op eigen initiatief AI-tools, zoals ChatGPT. Een algemene oproep om daarmee ‘zorgvuldig’ om te gaan is niet genoeg. Maak vooraf concreet wat wel en niet mag. Leg daarom vast:
- voor welke werkzaamheden medewerkers AI mogen gebruiken;
- welke tools zijn toegestaan;
- welke informatie niet mag worden ingevoerd;
- wanneer menselijke controle verplicht is;
- aan welke kwaliteitseisen de uitkomst moet voldoen.
Zorg daarnaast voor training in het gebruik van AI en het herkennen van fouten, privacyrisico’s en mogelijke vooroordelen. Sinds 2 februari 2025 stelt de AI-verordening eisen aan voldoende AI-kennis en vaardigheden. Wat nodig is, hangt onder meer af van de rol en ervaring van medewerkers en de toepassing van AI.
Begin met overzicht
Breng eerst in kaart welke AI-tools uw organisatie gebruikt, waarvoor, met welke gegevens en onder wiens toezicht. Betrek waar nodig HR, IT, juridische zaken, privacy en de OR: één toepassing kan meerdere rechtsgebieden raken. Leg vervolgens verantwoordelijkheden, toezicht en de aanpak bij fouten vast. Zorg dat medewerkers de afspraken begrijpen en kunnen toepassen. Blijf het gebruik evalueren.
Kortom, wie als werkgever AI verantwoord wil inzetten, moet vooraf de risico’s en regels in kaart brengen, duidelijke afspraken maken en zorgen dat de mens de regie houdt.
Vragen over AI op de werkvloer?
Heeft u vragen over AI-gebruik, personeelsbesluiten, privacy of de rol van de OR? Neem gerust contact met een van onze advocaten arbeidsrecht op. Zij denken graag mee over een aanpak die past bij uw organisatie.
