De regels voor het versturen van commerciële e-mails zijn per 1 januari 2012 aangescherpt door de Code E-mail. Deze Code is een onderdeel van de Nederlandse Reclame Code en vervangt alle bestaande codes voor het verzenden van e-mail aan zakelijke en particuliere ontvangers. Indien de regels worden overtreden, kan een klacht ingediend worden bij de OPTA (Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit). De OPTA kan onder meer een boete opleggen.
De belangrijkste wijzigingen op een rij:
Expliciete toestemming
Of uw klant nu een zakelijke relatie of een consument is, hij of zij dient ondubbelzinnig toestemming te geven voor de ontvangst van uw e-mails. Deze toestemming mag niet in het akkoord met de algemene voorwaarden of het privacy-beleid zijn versleuteld, maar dient separaat te worden gegeven. Bovendien mag het vinkje voor de toestemming niet automatisch aanstaan.
Meer informatie bij inschrijving
Nieuwe klanten die zich aanmelden voor uw nieuwsbrief of op de hoogte willen blijven van uw producten, dienen precies te weten waar zij zich voor inschrijven. Bij de inschrijving dient u te vermelden waar de nieuwsbrief over gaat en hoe vaak deze (maximaal) toegezonden zal worden. Bestaande klanten mag u wel ongevraagd berichten toezenden over gelijksoortige producten of diensten als die welke zij eerder bij u hebben aangeschaft.
Afzender moet bekend zijn
Volgens de Code moet in het ‘Van-veld’ worden vermeld van wie de e-mail afkomstig is. Voor de ontvanger dient direct duidelijk te zijn wie de e-mail heeft toegezonden. Bovendien moet het bericht van een werkend e-mailadres afkomstig zijn. ‘No-reply’ adressen zijn niet meer toegestaan.
Eenvoudig afmelden
Indien de e-mails of de nieuwsbrief niet gewenst is, dient uw klant zich eenvoudig en direct te kunnen afmelden. Indien de afmelding niet direct kan worden verwerkt, dient dit te worden medegedeeld. Indien u meerdere e-mails of nieuwsbrieven verzendt, dient uw klant zich bij de afmelding in één handeling voor één of meerdere opties af te kunnen melden.
Beperkte bijlagen
De bijlagen bij uw commerciële e-mail mogen niet groter zijn dan 150kb. Indien u niet voor een bijlage kiest maar voor een rechtstreekse link naar het te downloaden bestand, dient u daarbij de omvang en het type van het bestand te vermelden.
De bovenstaande regels gelden niet voor alle e-mails die u verstuurt. Zo zijn deze regels niet van toepassing op een opdrachtbevestiging, de kennisgeving dat uw algemene voorwaarden zijn gewijzigd of bijvoorbeeld een bericht over de verzending van het bestelde product (track en trace). Vanzelfsprekend verandert dit als u in deze e-mails ook reclame opneemt; dan geldt de Code E-mail wel.
Informatie
Hebt u vragen over dit onderwerp, dan kunt u contact opnemen met LVH advocaten.
