Vrijwel alle bedrijven hanteren algemene voorwaarden en veel bedrijven investeren in het up to date maken of houden van deze voorwaarden. Toch gebeurt het erg weinig dat algemene voorwaarden van nut zijn in een juridische procedure (terwijl dat toch een belangrijk doel van de algemene voorwaarden is). Probleem is vaak dat de voorwaarden niet op de juiste wijze zijn overeengekomen. Gevolg is dat de voorwaarden niet gelden of dat daarover in een juridische procedure een niet-kosten efficiënte discussie moet worden gevoerd.
Hoe moet het niet?
Het is vrij gebruikelijk dat op het briefpapier een standaard tekst wordt vermeld in de trant van: “op al onze opdrachten zijn van toepassing onze algemene voorwaarden die zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en op verzoek worden toegezonden”. Of: “Op al onze opdrachten zijn van toepassing onze algemene voorwaarden die zijn te raadplegen via onze website”.
Deze tekst is onvoldoende.
Eveneens onvoldoende is het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden en het meesturen van deze voorwaarden met de opdrachtbevestiging.
Het meesturen van de voorwaarden met de offerte is in beginsel goed, maar in de praktijk blijkt het moeilijk te bewijzen dat de algemene voorwaarden daadwerkelijk bij de offerte waren gevoegd. Tegen de tijd dat discussie ontstaat zijn vrijwel alle tegenpartijen “vergeten” dat zij bij de offerte ook de voorwaarden hebben ontvangen.
Sommige bedrijven vermelden in hun algemene voorwaarden dat de voorwaarden van de tegenpartij worden afgewezen. Dat is opnieuw onvoldoende.
Hoe moet het wel?
Algemene voorwaarden moeten uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing worden verklaard. Voldoende is een op het briefpapier voorgedrukte tekst als: “Op al onze opdrachten zijn van toepassing onze algemene voorwaarden”
Daarnaast moeten de voorwaarden moeten voorafgaand aan of bij het sluiten van de overeenkomst aan de tegenpartij ter hand zijn gesteld. Dat betekent dat deze moeten worden meegezonden met een offerte of met de acceptatie van een voorstel van de tegenpartij. Bewijsproblemen kunnen worden voorkomen door in de tekst van de offerte (en dus niet in een standaardtekst op het briefpapier) te vermelden dat de toepasselijke algemene voorwaarden zijn bijgevoegd. In het meest ideale scenario wordt daarbij de offerte door de tegenpartij ondertekend voor akkoord. Andere mogelijkheid ter voorkoming van bewijsproblemen is het toezenden van de offerte en algemene voorwaarden per e-mail (het is dan wel zaak deze e-mail digitaal te bewaren). Eventueel kan “als service” de offerte met voorwaarden alvast per e-mail vooruit worden gezonden en per post nagezonden.
Worden algemene voorwaarden inhoudelijk gewijzigd dan moeten zij opnieuw worden overeengekomen en ter hand gesteld.
Wordt offerte uitgebracht door een tegenpartij die zijn algemene voorwaarden toepasselijk verklaart dan dient de toepasselijkheid daarvan expliciet te worden afgewezen. Dat kan dus niet in de eigen algemene voorwaarden. Behalve expliciete afwijzing van de voorwaarden van de tegenpartij, moeten de eigen voorwaarden expliciet toepasslijk worden verklaard en meegezonden. Let daarbij opnieuw op het voorkomen van bewijsproblemen.
Verwijs nooit naar twee verschillende sets algemene voorwaarden (bijvoorbeeld: op al onze opdrachten zijn van toepassing onze algemene leveringsvoorwaarden en onze algemene voorwaarden voor service en onderhoud). Indien het hanteren van twee verschillende sets voorwaarden toch noodzakelijk is moeten in de verwijzing de objectieve criteria worden genoemd die bepalen in welke situatie de ene set voorwaarden en in welke situatie de andere set voorwaarden toepasselijk is.
Zijn bij een eerste opdracht de algemene voorwaarden tijdig toepasselijk verklaard en ter hand gesteld een kan dit worden bewezen, dan kan bij vervolgopdrachten worden volstaan met een op het briefpapier voorgedrukte tekst als: “Op al onze opdrachten zijn van toepassing onze algemene voorwaarden”.
Voor overeenkomsten die tot stand komen via het internet gelden speciale regels. Datzelfde geldt voor dienstverleners die gebruik maken van algemene voorwaarden.
Informatie
Hebt u vragen over dit onderwerp, dan kunt u contact opnemen met Bouwe Bos.
